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2021.08.17 UP

介護・福祉業界におけるお悩みと解決策をご紹介 vol.2 ~おやつの定期宅配による業務負担の軽減~

介護・福祉の分野では、ご利用者様のケアのほか、経営・現場人事まで幅広い困りごとや悩み事に日々直面しています。そんな皆様に向けて、介護・福祉業界を良くしようと支援する様々な民間企業の方にお話をお伺いし、困りごとの解決に役立つような情報をご紹介します。

今回のテーマは【おやつ×定期宅配】。たびスル株式会社様に詳しいお話をお聞きしました!

介護施設様向けおやつ定期宅配サービス


――どのようなサービスを提供していますか?
「たびスル」は介護施設向けのおやつメニュー組み定期宅配サービスです。予算に応じ2週間サイクルで“おやつ”と“メニュー表”を定期宅配するほか、おやつコンシェルジュにより1施設様ごとに要望を伺いオリジナルメニューを作成しています。毎日のおやつの時間を全国「旅する」ように楽しんでほしいという想いを込めて「たびスル」と名付けていることもあり、おやつの種類は北海道から沖縄のお菓子を5000種類以上。菓子専門だからできる圧倒的レパートリーでご利用者様を飽きさせることなくマンネリ化を防ぎます。現在導入拠点は、6,000拠点を超え、さまざまな業態の施設へおやつをお届けしております。

介護・福祉業界でみられる問題

――介護業界におけるどんな問題に対峙されているんですか?
<「おやつ」に関する見えないコスト>
福祉・介護業界においての課題は「いかに収益を保持していくか」にあるかと思います。介護報酬制度により、収益を見込み以上に出していくことは難しく、「コスト(労力・時間)をどう削減していくか」をまずは検討される法人様が多くあると感じます。
そして、コスト削減の観点から「おやつ」について考えると、実は見えないコストが多くかかっている事に気づきます。。「買い出し」「メニュー考案」「予算管理」など、“15時におやつを提供する”というだけで非常に多くの職員の労力や時間がかかっていることが分かります。例えば次の通りです。

「買い出し」・・・
近場のスーパーへの買い出し、ネット宅配の発注、菓子専門会社への発注など、買いに行く手間や発注作業に多くの時間を割きます。。また、休日や業務時間外におやつの買出しをするスタッフも多いと聞きます。
「メニュー考案」・・・
前回提供したおやつを参考にしながら、被らないよう、利用者の好き好みを配慮し、予定人数を考慮しながら必要個数を1点ずつ考えながら購入していく必要があります。自分が労力をかけて選んだ商品についてご利用者様が残す事が多いと自分を責めてしまうこともあり、そういった小さい積み重ねがストレスとなる場合があります。どんなおやつがご利用者様に人気なのか、どういうおやつが求められているのかそういった意志決定をする事に非常に苦労することが多いと聞きます。
「予算管理」・・・
予算が限られているので、月末に向けての帳尻合わせに苦労する傾向があります。また、小口現金の管理や領収書の管理も大きく負担になります。
おやつ提供についても、「属人化」していく事で、利用者の好き好みやお菓子の発注方法、在庫管理方法など、“おやつ担当者がいないと何もわからない”という環境が生み出されてしまっている事を危惧しております。。

上記の作業は施設様によって異なり、標準化がされていないからこそ、個人レベルで過度の業務負荷がかかっているのをお見受けします。

問題を解決した事例

――どのようにそれらの問題を解決しているんですか?
事例を元に、ご紹介いたします!

◎「おやつ」に関する見えないコストの解決策
「おやつ」に関する見えないコストである「買い出し」「メニュー考案」「予算管理」、たびスルの定期宅配サービスでは、それらの作業を全てお任せいただけます。ご予算・人数・日数などを施設様ごとに要望を伺い、施設様専用メニューを組ませていただきます。飲み込みの悪い方向けのおやつメニューを、おせんべいを多めにしたメニューを、など、施設様ごとの条件に合わせることもできます。注文後は、サブスクリプション形式で定期的におやつをお届けするので、発注作業を毎回行っていただくことは不要です。さらに、宅配のたびにご要望をお伺いすることで、その施設様により最適なメニューに更新されるシステムにもなっています。変更がある時だけ、電話一本すれば解決するので、在庫が過剰になることもありません。
次にコスト削減の観点です。施設様によって大きく異なりますが、おやつ準備に伴う作業(「買い出し」「メニュー考案」「予算管理」)に関するコスト削減について平均的な施設様で試算をすると、年間約138時間(職員2人×104日(週2計算)×40分)と、年間約138,000円程度の人件費(138時間×1,000円)の削減が可能にもなります。 ※たびスル株式会社調べ。
コスト削減のほかにも、ご利用者様はこれまで食べたことのないお菓子を食べられる喜びが増えますし、スタッフはおやつの心配をすることなく、現場に入ってご利用者様と向き合う時間を最大限増やすことができたという声をお聞きしています。

今よりもっと良い施設運営を目指す方へ

◎はじめの一歩は現状認識から!
私たちのサービスは、介護事業所の日々の業務の中にあった問題や困りごとを解決したいという声から始まりました。介護業務には目に見えないコストがいたるところに発生しているため、まずは職員の日常業務・問題の可視化をしていくことが先決だと考えます。職員1人1人の活動実績をできる限り細かく洗い出し、問題や改善可能業務の認識から始めていきましょう。認識したうえで、私たちのようなそれぞれの専門分野のプロフェッショナルである企業のサービスを上手く活用して問題の解決や業務改善ができると、皆さまがプロフェッショナルな分野であるご利用者様との時間をより増やすことや、サービスの質向上にも繋がっていくと考えます。皆さんが普段抱える問題を解決していくために、私たちがお力になれるようにこれからもご支援させていただきます!

今回ご紹介した企業

◆たびスル株式会社(https://tabisul.jp/
たびスル株式会社は、介護施設から、児童福祉施設、一般法人と全業態全年齢層の法人拠点に対し、おやつの時間の「働き方改革」を提案している会社。累計お届け実績全国6,000施設以上(2021年7月現在)メインの介護事業については、デイサービスを中心とし、3,800施設以上の業務改善に成功。「買い出し・発注不要」「メニュー組み不要」「予算管理不要」とおやつに関することは全てたびスルにお任せいただけます。実際にHPより予算に応じたメニュー例も見ることが出来ます。メニュー例:https://tabisul.jp/elderly/sample70.html

【文: たびスル株式会社,HELPMAN JAPAN 写真: たびスル株式会社 提供】

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